Gestione lotti nel software gestionale
La gestione dei lotti in un software gestionale è un aspetto cruciale per aziende che operano in settori come la produzione, la logistica e la distribuzione. Essa consente di monitorare e tracciare i prodotti in base a specifici gruppi di produzione, facilitando la gestione delle scorte e migliorando la qualità del servizio. Attraverso l'assegnazione di numeri di lotto, le aziende possono gestire in modo efficace il ciclo di vita dei prodotti, dalla produzione alla vendita, garantendo così una maggiore trasparenza e controllo. Inoltre, una corretta gestione dei lotti aiuta a ottimizzare i processi di richiamo e a rispettare le normative di sicurezza, contribuendo a ridurre i rischi e a migliorare la soddisfazione del cliente. In molti filiere (ad esempio quella alimentare) la tracciabilità per lotti è obbligatoria la fine di garantire la provenienza dei prodotti.
In questa sezione della guida cerchiamo di capire come sono gestiti i lotti nel software gestionale. I lotti sono funzionalità del modulo magazzino e del modulo di produzione. Hanno infatti un utilizzo trasversale all'interno del gestionale.
Introduzione alla gestione lotti nel gestionale
Vediamo di scoprire meglio come sono gestiti i lotti all'interno del software gestionale. Vediamo cosa si intende con lotto, perché si usano, come vengono impostati e usati nel gestionale. Come vedremo la gestione per lotti è una funzionalità opzionale ed è associata a determinate tipologie di articoli. L'azienda può definire quali articoli gestire a lotti e quali no.
Cosa è un lotto
Un lotto è un quantitativo di prodotto con caratteristiche uniformi. Questo termine è molto utilizzato nei processi aziendali e nelle discipline economiche. Il lotto infatti indica una quantità di merce che entra o esce da un processo di produzione industriale con le stesse caratteristiche.
Perché si usano i lotti
Sostanzialmente il fine è quello di tracciare i movimenti all'interno dei vari processi avendo così una tracciabilità completa di quanto viene utilizzato. In alcuni settori (ad esempio quello alimentare) la tracciabilità dei lotti è obbligatoria.
Allo stesso modo, l'utilizzo dei lotti è necessario per avere una reale gestione contabile del magazzino su base FIFO.
Informazioni tracciate nei lotti
In base alle specifiche esigenze settoriali, ogni lotto può contenere più o meno specifiche informazioni che possono essere più o meno obbligatorie. Le informazioni di solito usate sono:
- Numero di lotto
- Data di produzione
- Data di scadenza
Quando è obbligatorio utilizzarli
In molti settori come ad esempio la filiera dell'agroalimentare, la gestione per lotti è fondamentale al fine di garantire la corretta tracciabilità dei prodotti. I lotti sono anche obbligatori in altri settori che richiedono la tracciabilità.
Panoramica della funzionalità nel gestionale
Attivando la gestione per lotti sarà possibile selezionare quali articoli verranno gestiti come tali. E' importante segnalare che una volta attivata la gestione per lotti di un determinato sarà obbligatorio inserire il lotto nei vari documenti per l'articolo. Fate quindi attenzione a impostarlo correttamente. Si ricorda che la gestione per lotti deve essere impostata sia a livello di categoria che di articolo. Vediamo di riepilogare un attimo quali elementi del gestionale sono coinvolti nella gestione dei lotti nel gestionale.
Anagrafiche coinvolte
Le principali anagrafiche del gestionale coinvolte nella gestione lotti sono le seguenti:
- Categorie articolo
- Articoli
- Lotti di prodotto
Principali processi
Nel caso di articoli gestiti a lotti, l'informazioni sul lotto sarà obbligatoria in tutti documenti che comportano una movimentazione della merce o un suo impiego. Accanto a questo abbiamo le seguenti funzionalità:
- Tracciabilità lotto
- I formazioni sul lotto
- Gestione lotti scaduti
- Controllo costi a livello di lotti
Problematiche derivanti dalla gestione per lotti
Laddove la gestione per lotti degli articoli porta grandi vantaggi in molti settori (ed è obbligatorie in molte filiere produttive), comporta anche alcune problematiche che devono essere correttamente gestite. In particolare l'utilizzo di lotti impone la necessità di inserire l'informazione del lotto per gli articoli che lo richiedono. Accanto a questo, bisogna far maggiore attenzione perché si potrebbero fare degli errori nella registrazione dei lotti (con quindi errori nel magazzino). Questa situazione può essere ridotta con l'impiego dei codici a barre, tuttavia fare errori è sempre possibile. Vi consigliamo per questo di andare a vedere la sezione della guida sulle correzioni di magazzino.
L'anagrafica del lotto
Un lotto è sempre associato a uno specifico articolo. Non è possibile avere lotti associati a più articoli e anche nel caso che si dia lo stesso nome a due lotti associati ad articoli diversi, saranno sempre gestiti come lotti differenti.
A seconda delle impostazioni del lotto (vedere sotto) i campi obbligatori che sono gestiti per il lotto cambiano. Allo stesso modo è possibile definire una regola automatica per la denominazione del lotto in base ai vari parametri del lotto stesso.
Impostazione lotti nel gestionale
Per avviare l'utilizzo dei lotti nel gestionale è necessario effettuare alcune impostazioni. La prima è ovviamente attivare l'opzione di "Gestione articoli per lotti", a seguire dovremo fare alcune impostazioni.
Impostare uno o più categorie con i lotti
La gestione per lotti è definita a livello di categoria di articolo. Serve infatti definire a quel livello le specifiche e le regole del lotto che saranno poi seguite a livello di articolo. Le impostazioni da fare sono quindi quelle di attivare prima di tutto l'uso dei lotti nella categoria. A seguire dovrete definire i parametri relativi ai lotti.
Definire le regole di tracciabilità
E' importante anche definire le regole di tracciabilità (obbligatorie per le impostazioni del lotto). Queste regole permettono di gestire come vengono utilizzati e scelti i vari lotti. Nel caso (comune) di lotti indicati dall'operatore, andrà scelto un metodo di tracciabilità manuale. A livello di documento verrà così richiesto di inserire il lotto (vedere sotto).
Usare i lotti nei documenti
Qualora fosse selezionato un articolo che prevede la gestione a lotti, il gestionale mi obbligherà a specificarlo in documenti come le spedizioni, le ricezioni merci e le fatture di vendita, ma anche durante il processo produttivo. Ovviamente questo avviene se si è scelto di gestire l'assegnazione in maniera manuale.
Dovremo così selezionare il lotto specifico. In fase di selezione del lotto si aprirà una comoda finestra con il riepilogo di tutti i lotti di quel determinato articolo unitamente anche ai quantitativi in stock.
Tracciabilità lotti
Il gestionale in maniera automatica gestirà tutti i movimenti di ogni singolo lotto. Sarà così sempre possibile sapere la storia di ogni singolo lotto in qualsiasi processo nel gestionale:
- Entrate e uscite di merce
- Movimenti interni
- Produzione
Per vedere la situazione di un qualsiasi lotto basta, dalla sua anagrafica, premere su "tracciabilità lotto". Si aprirà così una finestra che riepiloga dove è stato utilizzato. Vediamo un esempio qui sotto per un articolo che abbiamo comprato e poi rivenduto. Ovviamente nel caso di processi di produzione vedremo il processo completo che parte dalla merce ricevuta per la lavorazione.
Informazioni sui movimenti di lotti
Allo stesso modo, nel caso di uso dei lotti, è possibile controllare i vari documenti relativi alle movimentazione associate ad uno specifico lotto. Per farlo andare su "info lotti" (dall'anagrafica lotti o direttamente come funzionalità di magazzino). Si aprirà una scheda, simile alla funzione "informazioni articolo", che riporta i documenti inerenti al lotto.
