Tipologie di conti nei gestionali/ERP

L'impostazione del piano dei conti nei nostri gestionali è una operazione che richiede una certa attenzione oltre ad una base di contabilità. Se infatti è piuttosto semplice e intuitiva l'interfaccia utente, la tipologia di ogni conto di Contabilità Generale (in breve Co.Ge.) influenza le scritture contabili. Laddove infatti le scritture contabili nel gestionale seguono sempre la logica della partita doppia l'impostazione non corretta dei conti su cui scrivere potrebbe comportare errori nella redazione del bilancio.

L'anagrafica dei conti Co.Ge. e le relative automazioni, fanno parte del modulo contabilità del software gestionale. Le scritture contabili avvengono tuttavia in maniera automatica in fase di pubblicazione dei vari documenti (fatture, note di credito, etc). Una volta impostati i conti, il gestionale permetterà così di automatizzare i vari processi aziendali nel rispetto delle logiche contabili.

Introduzione ai conti di Contabilità Generale nel Gestionale

In questa guida ci concentreremo sul piano dei conti primario che è gestito dal modulo contabilità del software gestionale. Per vederlo (ovviamente se avete le opportune autorizzazioni) potete passare dalle sezioni “Contabilità” o “Azienda”.

Esistono 31 diverse tipologie di conti Co.Ge.. Ognuna diversa tipologia di conto influenza il comportamento contabile e la posizione nei report. In questa sezione della guida descriviamo in breve le varie tipologie di conto, esempi di dove sono usati e comportamento di massima. Vedremo poi alcuni esempi esplicativi in seguito con alcuni esempi di scrittura contabile.

Le tipologie di conto Co.Ge. sono abbinate ad uno specifico rendiconto finanziario (Stato Patrimoniale o Conto Economico). E' importante impostare correttamente il rendiconto finanziario di appartenenza del conto. Qualora fossero settati diversamente si andranno a creare degli scompensi di bilancio che andranno poi corretti tramite opportuni giroconti.

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Modificare la tipologia di conto

Modificare la tipologia di conto è semplice. E' sufficiente aprire il conto che si vuole modificare (o eventualmente nella fase di creazione di un nuovo conto di contabilità generale) e selezionare la tipologia di conto dall'elenco.

Tipologie di conti

Conti di intestazione

Sono conti di riepilogo (in Italiano di solito i mastri) non usati per caricare direttamente i costi. Sono delle etichette che permettono di raggruppare in maniera strutturata le varie registrazioni contabili. A seconda di dove sono posizioni, i conti di intestazione permettono di modificare la posizione in cui vengono visualizzati i conti nel bilancio di verifica.

Conti dello stato patrimoniale

Sono conti utilizzati per gestire le scritture di attivo e passivo nello stato patrimoniale. Le tipologie di conto sono di solito associate come segue (NOTA: sono sottolineati quelli di solito più usati)

ATTIVO

Crediti: utilizzato per gestire tutti crediti (ad esempio commerciali) che vanno nell’apposita sezione dello Stato patrimoniale
Disponibilità liquide e mezzi equivalenti: conto usato per conti bancari, titoli al portatore, cassa. Vanno nell’apposita sezione dello Stato patrimoniale
Rimanenze (o scorte): conto usato per gestire la valorizzazione a magazzino dei materiale
Immobilizzazioni: conto per registrare il valore a libro dei vari cespiti (che sono ammortizzati mensilmente). Nel report Stato Patrimoniale vanno nella sezione (Immobilizzazioni materiali)
Altre immobilizzazioni: usato per tracciare altre immobilizzazioni del attivo non assimilabili a quelli precedenti. Nel report standard Stato Patrimoniale vanno nella sezione (Immobilizzazioni immateriali)
Investimenti finanziari: di solito usato per tracciare operazioni finanziarie. Nel report dello Stato Patrimoniale vanno sotto la voce Immobilizzazioni Finanziarie
Margine vendita al dettaglio: conto di solito non usato, permette di tracciare i ricavi derivanti dalla vendita al dettaglio nel caso di distribuzione in conto vendita
Altre attività correnti: conto utilizzato per tracciare specifiche voci dell’attivo
Crediti verso soci: vengono inserite nella specifica area dello Stato Patrimoniale
Ratei e risconti attivi: permette di identificare i conti specificatamente usati per registrare ratei e risconti attivi

PASSIVO

Debiti: registra i vari debiti
Capitale: usato per registrare il capitale sociale ma anche voci assimilabili
Riserva e capitale aggiuntivo: usato per le riserve, versamenti in conto capitale, fondi, etc.
Prestiti a lungo termine: utilizzato per mutui bancari ed altri prestiti a lungo termine
Altre passività a breve termine: prestiti, crediti tributari maturati e assimilabili a breve termine
Altre passività a lungo termine: prestiti, crediti tributari maturati e assimilabili a lungo termine
Trattamento di fine rapporto: permette di tracciare il Trattamento di Fine Rapporto (TFR) per i dipendenti
Fondi per rischi e oneri: permette di tracciare gli accantonamenti per rischi e similari
Ammortamento (o fondo di ammortamento): usato per tracciare i fondi per l'ammortamento dei cespiti
Ratei e risconti passivi: permette di identificare i conti specificatamente usati per registrare ratei e risconti passivi
Utili (perdite) portati a nuovo (oppure utili trattenuti): nel gestionale può essere ricalcolato ogni fine del mese, nella contabilità generale è richiesto il suo calcolo a fine anno

Conti del conto economico

Il Conto Economico è l'altro documento contabile fondamentale per la redazione del bilancio di esercizio.

RICAVI

Sono in generale usati per tracciare i ricavi, in alcuni casi però potrebbero anche tracciare sconti su acquisti. Dipende sempre dove si vogliono far comparire. Principali tipologie:

Ricavi: di solito associato alle principali fondi di ricavo per tracciare i ricavi da vendite e prestazioni
Altri Ricavi: di solito usato per tracciare entrate NON legate al business principale. Di solito usati per tracciare ad esempio le rendite finanziare, o comunque profitti NON legati al business principale
Lavori in corso: permette di tracciare in tempo reale il valore della produzione per lavori in corso

COSTI

Sono conti usati per tracciare i costi. Potrebbero essere usati anche per tracciare sconti su acquisti. Tipologie:

Costo del venduto: è la voce di scarico delle merci vendute (quello scritto scaricando il magazzino) valorizzato nel momento in cui viene effettuata la vendita oppure viene consumata la scorta (per produzione, commessa, etc)
Spese generali amministrative: usate per i costi generali amministrativi (non legate alle merci)
Spese generali di produzione: conto usato per tracciare i costi relativi alle attività di produzione
Interesse sul prestito: di solito usati per tracciare i costi dei finanziamenti nel conto economico
Altre spese: di solito usato per tracciare altri costi come ad esempio gli oneri finanziari
Rivalutazioni: adeguamento di valore a bilancio di un'attività per riflettere il suo valore corrente di mercato
Svalutazioni: riduzione del valore di bilancio di un'attività per riflettere una diminuzione permanente del suo valore recuperabile
Imposte sugli utili: conto usato unicamente per le imposte che vanno calcolate dopo l’utile lordo (imposte sugli utili)

UTILE DI ESERCIZIO

Viene di solito gestito con la seguente tipologia di conto. L'utile di esercizio è movimentato nelle chiusure di fine mese.

Utile di esercizio (oppure Riepilogo entrate)

Metodo di allocazione

Per quanto alcune tipologie di documento, è necessario specificare un metodo di allocazione delle spese nel bilancio di esercizio. Si tratta di una impostazione avanzata che permette di definire l'allocazione dei costo rispetto al bilancio.

Quali tipo di conto Co.Ge. richiede di definire il metodo di allocazione

Si tratta delle seguenti tipologie di conto Co.Ge. legate al conto economico:

Spese generali amministrative
Lavori in corso
Ricavi
Altre entrate

Come il metodo di allocazione influenza la registrazione dei costi

Il metodo di allocazione influenza come i costi sono registrati rispetto ai ricavi e ai vari costi. Permette infatti di allocare le spese in diverse modalità. Qualora non si abbia chiara idea dell'impostazione, si consiglia di mettere "Nessuna allocazione". In questo modo la registrazione dipende unicamente dal documento specifico che ha caricato i costi.

Comportamento contabile a seconda della tipologia

A seconda del tipo di conto scelto e se applicabile del metodo di allocazione, verranno gestite in maniera diversa le scritture contabili e posizionati in maniera diversa nei report e nel bilancio