Gestione carte di credito nel gestionale
In questa sezione della guida utente del software gestionale introduciamo la gestione carte di credito. Vedremo come creare una carta di credito e come gestire le varie registrazioni ad esso collegate. Il gestionale infatti permette di registrare pagamenti con carte, prelievi ed estratti conto.
Anagrafica carta di credito
Se si vogliono usare le carte di credito, il primo passaggio è quello appunto di creare una o più carte di credito. Le carte di credito nel gestionale sono associate a conti correnti e per la loro creazione dobbiamo partire dall'anagrafica di uno dei conti corrente.
Selezionato il conto corrente che vi serve, selezionate dal menu in alto "Carte di credito". Si aprirà l'elenco delle carte di credito associate a quel conto corrente. Premendo su crea potete quindi creare la carta di credito.
Creare una nuova carta di credito
Per farlo dobbiamo andare nel modulo tesoreria, aprire l'anagrafica "Conti correnti aziendali", selezionare il conto collegato alla carta e andare nella sezione "Carte di credito" (barra in alto). Se volete creare una nuova carta, premete "Crea".
Compilare i campi dell'anagrafica
Compilati i campi dell'anagrafica con le informazioni della carta. Alla voce "Conto collegato" potete o indicare un conto di carta di credito precedentemente creato (ad esempio per usare un conto comune tra più carte di credito) oppure lasciare vuoto (il gestionale lo creerà automaticamente.
Il conto collegato
Il conto collegato è una particolare tipologia di conto da non confondere con quello della banca emittente. Il conto collegato non è nient'altro che un conto temporaneo usato per tracciare le operazioni con la carta di credito. I parametri sono compilati automaticamente. Un campo che eventualmente potreste dover modificare è relativo al conto Co.Ge..
NOTA IMPORTANTE: per una corretta gestione delle carte di credito si consiglia di attivare l'opzione che permette il saldo negativo del conto corrente.
Operazioni con carte di credito
Una volta create la carte di credito potrà essere usata per la registrazione di operazioni. Le operazioni che si possono effettuare con la carta di credito sono quelle comunemente fatte con essa tra cui:
- Pagamento spesa
- Pagamento Fattura
- Prelievo di contante
- Registrazione estratto conto
Queste attività possono essere gestite in uno speciale pannello di controllo posizionato nella sezione servizi del modulo tesoreria. Il pannello si chiama appunto "Gestione carte di credito". Vediamo cosa possiamo fare con questo pannello.
Pannello di controllo gestione carta di credito
Il pannello del gestionale per la gestione carte di credito riepiloga le operazioni effettuate con le carte di credito e permette di registrarne di nuove. In questo modo potrete registrare e controllare a gestionale tutte le operazioni effettuate con carte di credito. Per registrare una nuova operazione è sufficiente andare sulla voce "Registra operazioni" e selezionare il tipo di operazione che si vuole effettuare.
Vediamo di riepilogare le varie tipologie di operazioni che si possono registrare.
Paga fattura fornitore
Questa opzione permette di pagare una fattura del fornitore. So tratta di una operazione estremamente semplice accessibile anche dalla fattura del fornitore direttamente (dal menu crea sulla base di -> Pagamento con carta). Il gestionale vi chiederà di scegliere la carta e vi proporrà le fatture da pagare che noi andremo a selezionare. Si genererà in questo modo un documento di pagamento per la fattura attraverso la carta di credito selezionata.
Paga spese
Questa opzione permette di registrare spese pagate con carte di credito non collegate a specifiche fatture del fornitore. Selezionando questa opzione si aprirà un documento che permette di inserire le informazioni riguardo al pagamento effettuato. Dovremo oltre all'importo inserire anche il conto Co.Ge. e la voce di uscita collegata alla spesa.
Rimborso carta di credito
Qualora un acquisto/pagamento con carta di credito venga rimborsato dal fornitore, è possibile registrarlo attraverso l'opzione rimborso. Selezionando la voce rimborso, si aprirà un menu di selezione con le registrazioni fatte con carta di credito e potrete scegliere l'operazione da rimborsare.
Anticipo contanti
Il gestionale permette anche di registrare operazioni di anticipo contanti con carta di credito. L'operazione quindi di prelievo di contante fatto con carta di credito. Selezionando questa opziona sarà possibile la registrazione del prelievo con i contanti che verranno registrati dal conto della carta al conto di cassa.
Registrazione estratto conto
Nella seconda sezione del pannello di controllo troviamo il riepilogo delle operazioni ed è possibile registrare l'estratto conto che riceveremo per la carta di credito. Una volta ricevuto l'estratto conto, si dovrà infatti registrare il giroconto dell'importo che dal conto corrente collegato, va a ripianare le spese effettuate con la carta di credito. Selezioniamo la linea relativa e registriamo la ricezione dell'estratto conto.
La registrazione relativa sarà appunto un giroconto tra il conto della carta di credito ed il conto collegato.
Carte di credito e note spesa
Per le aziende che utilizzano le funzionalità relative alla note spese sul gestionale si segnala una integrazione con le carte di credito. Le spese effettuate usando la carta di credito aziendale registrata sul gestionale, saranno infatti registrate dal gestionale e le troveremo nel pannello delle carte di credito. In questo modo avremo da un lato il pagamento automatico delle fatture e delle spese, dall'altro andremo a registrare successivamente l'estratto conto integrando eventuali operazioni che non sono state inserite nella nota spese.
Se a un dipendente è assegnata una carta di credito, questa sarà automaticamente assegnata in fase di registrazione della nota spese. E' anche possibile modificare l'opzione proposta in automatico dal gestionale. Per registrare le sepse pagate con carta di credito aziendale per il tipo di pagamento andrà selezionata l'opzione "Carta aziendale". Le spese in questo caso saranno registrate sulla carta aziendale.
Nel caso in cui ci fossero delle spese inserite in nota spese e pagate tramite carta di credito, andrà registrato l'anticipo fatto dall'azienda. L'importo infatti pagato con carta di credito, a meno di situazioni particolari (carta abbinata al conto del dipendente) è di fatti un anticipo fatto dall'azienda al dipendente per la nota spese. Per registrare questo anticipo (che potrà poi essere decurtato nell'autorizzazione della nota spese) basta andare su crea sulla base di -> Registra pagamenti con carte di credito.