Processi aziendali e gestione compiti
Il software gestionale permette di gestire i processi gestionali ed i vari compiti/incarichi ai dipendenti in maniera semplice ed efficiente. E' possibile impostare un compito ed assegnarlo a un determinato dipendente che a sua volta potrà eseguirlo o incaricare un altro per l'esecuzione. In aziende strutturate l'utilizzo dei compiti può aiutare a portare efficacia ed efficienza nei processi aziendali. L'azienda avrà infatti sempre la certezza che i vari compiti verranno eseguiti.
I processi di business e compiti
Prima di tutto è necessario verificare che l'opzione sia attivate. La gestione compiti e dei processi di business è infatti una funzionalità opzionale disponibile nei nostri gestionali. Verificate quindi che sia attiva, nel caso richiedete aiuto a uno dei nostri consulenti per attivare questa opzione.
Creazione compiti ai dipendenti
Qualora sia attività la funzionalità per la gestione compiti dipendente, nel menu "crea sulla base di" dei principali documenti troveremo la possibilità di generare dei compiti ai dipendenti. Vediamo un esempio in cui partendo da un ordine di acquisto, chiediamo di controllarlo e confermarlo.
Selezionando su crea compito, si aprirà una finestra di dialogo che avrà come "soggetto" il documento da cui l'abbiamo chiamato (in questo caso un ordine di acquisto, ma poteva essere un ordine cliente, o altro).
Il documento compito dipendente
Nel documento compito dipendente, a seconda delle opzioni attive, possiamo inserire diverse informazioni. Nel caso che vediamo (situazione di base) vediamo che possiamo prima di tutto indicare un assegnatario (o come vedremo un gruppo), identifichiamo una data richiesta per l'esecuzione e possiamo poi inserire informazioni aggiuntive. Il compito dipendente sarà sempre collegato al documento a cui si è collegato in fase di creazione.
Indicando un dipendente, questi (vedi sotto) lo troverà nell'elenco dei suoi compiti. E' anche possibile impostare avvisi tramite il sistema di messaggistica integrato dal gestionale. In alternativa, si può anche selezionare un gruppo di assegnatari. In questo caso dovremo indicare il ruolo degli assegnatari.
Nel caso volessimo usare un gruppo di assegnatari, sarà importante aver preimpostato i vari gruppi. Un utente può essere incluso in uno o più elenchi di assegnatari. Il compito verrà visualizzato nella tabella compiti di tutti gli appartenenti al gruppo selezionato.
Gestione del compito
L'assegnatario (o gruppo di assegnatari) troverà il nuovo compito nell'elenco dei compiti da svolgere. Questo elenco è di default inserito nella home page. L'assegnatario troverà una nuova linea nei suoi compiti che sarà evidenziata. Potrà quindi decidere che operazione svolgere. L'assegnatario può filtrare e vedere i vari compiti a lui assegnati e svolgere una serie di azioni.
Azioni possibili per l'assegnatario
L'assegnatario del compito potrà aprire e vedere il compito e decidere una serie di azioni da svolgere. Premendo sul collegamento ipertestuale si aprirà il documento che è stata la base per la generazione del compito. Vediamo quindi cosa potrà fare:
- Eseguire il compito: potrà svolgere le attività richieste dal collega e confermare l'esecuzione al fine di chiudere il compito
- Potrà inoltrare il compito a un nuovo assegnatario.
In ogni caso il compito NON potrà essere semplicemente dimenticato. Il gestionale infatti lo terrà aperto e sarà visibile sull'elenco dei compiti dell'assegnatario fino a quando non sarà confermata la sua esecuzione. Ecco quindi che si tratta di un documento molto comodo per gestire processi aziendali complessi soprattutto in strutture dove sia ben definito chi fa che cosa.
Esempi di processi
Esistono diversi processi che possono avere una grande utilità dall'uso dei compiti dipendenti. Per esempio un processo che potrebbe trarre un grande vantaggio dall'uso di questa funzionalità è l'acquisto articoli a seguito di ordini e vendite. I compiti facilitano il dialogo tra il reparto vendite e quello di acquisto. Un esempio è per esempio il riordino articoli sotto-scorta.