Fattura di anticipo nel gestionale
La fattura di anticipo (acconto) attesta un pagamento parziale pattuito tra le parti quando il bene non è stato ancora ceduto o il servizio erogato. E' una pratica molto comune in diversi settori. Vediamo come la fattura di anticipo viene gestita nel gestionale sia come vendite (fatture di vendita) che come acquisti (fatture di acquisto).
Registrazione di acconto o fattura di anticipo?
Partiamo subito con una questione molto importante che riguarda la seguente questione: è sempre obbligatorio emettere una fattura di anticipo?
Con fattura intendiamo ovviamente una regolare fattura di vendita che viene trasmessa allo SDI in formato elettronico tramite il sistema di interscambio. Non intendiamo quindi una semplice fattura elettronica.
La risposta alla domanda comunque è: dipende!
Quando è sufficiente registrare un acconto
Nel caso in cui il contratto preveda chiaramente un acconto (specificato e regolato come tale) potrebbe anche non essere obbligatoria l'emissione di una fattura di anticipo. I soldi incassati (o pagati) dovranno essere registrati in maniera opportuna in contabilità sugli specifici Conti Co.Ge. per la gestione degli acconti. Ovviamente il condizionale è di obbligo e dovete sempre verificare con il vostro commercialista. L'acconto ha anche applicazioni legali specifici, non si tratta in fatti di un pagamento specifico per un servizio o una merce (in quel caso si dovrebbe fare una fattura di anticipo) ma semplicemente una somma messa a garanzia dal cliente nei confronti di un cliente. L'acconto quindi potrà poi essere ridato al cliente o in alternativa usato per il pagamento di servizi futuri.
Importante anche segnalare che spesso all'estero si procede con l'emissioni di semplici fatture pro-forma per i pagamenti e poi di una unica fattura finale di vendita senza quindi emettere fatture di anticipo.
Quando serve la fattura di anticipo
E' invece necessaria l'emissione di una fattura di anticipo per registrare l'incasso anticipato per un servizio o una merce venduta. La differenza ovviamente sta nel fatto che l'emissione della fattura di anticipo impone il pagamento dell'IVA a seguito dell'emissione del documento. Le fatture di anticipo vanno in oltre registrate nei registri IVA.
Processo di fatturazione anticipo
Vediamo ora di analizzare il processo di fatturazione di anticipo che sostanzialmente prevede due fasi:
- La fatturazione di uno o più anticipi
- L'emissione della fattura di saldo
Vediamo nel dettaglio.
Fatturazione di anticipi
Il processo di fatturazione degli anticipi dovuti (che in alcuni casi potrebbero anche essere SAL) può seguire sostanzialmente due strade diverse:
- Emissione della fattura di anticipo solo dopo il pagamento
- Emissione della fattura di anticipo prima del pagamento
Le differenze sono piccole, ma vediamo come sono gestiti sul gestionale queste due situazioni
Emissione della fattura di anticipo dopo il pagamento
In questo caso il pagamento viene fatto dal Cliente a fronte di una fattura pro-forma, di una conferma di ordine o anche in base alle specifiche contrattuali. Il tipo di documento in questo caso non è importante, il fornitore dovrà però a seguito del pagamento effettuare regolare fattura di anticipo. La procedure sul gestionale è questa:
- Registrazione del pagamento
- Creazione della fattura fornitore
Vediamo a gestionale questi passaggi.
Registrazione del pagamento
Vediamo il caso più comune di pagamento tramite bonifico bancario dell'anticipo. In questo caso è sufficiente fare una registrazione normale inserendo i vari dati come ad esempio quello dell'ordine cliente. Vediamo sotto un esempio. Si noti la necessità di inserire che si tratta di un pagamento di anticipo nella tabella.
Generazione fattura di anticipo
A seguire si può creare la fattura di anticipo direttamente dal pagamento attraverso il tasto "crea sulla base di" e selezionando la fattura di anticipo. In alternativa potete creare una nuova fattura ed inserire il flag "Acconto" a mano e poi i vari riferimento del pagamento.
I dati della fattura di anticipo
La fattura di anticipo è una normale fattura che andrà compilata in maniera adeguata e successivamente inviata allo SDI.
Emissione della fattura di anticipo prima del pagamento
Nel caso in cui invece si emetta la fattura di anticipo prima del pagamento, il processo è uguale a quello di una normale fattura di vendita. Per il pagamento andremo infatti a richiamare la fattura emessa. E' un processo standard che non richiede spiegazioni particolari. L'unica differenza è che la fattura emessa avrà il flag anticipo impostato.
Fattura di saldo
A seguire, quando verrà eseguito il lavoro/prestazione o consegnata la merce, si procederà con la fatturazione a saldo. Si creerà quindi una nuova fattura con procedura analoga a quella di altre con l'eccezione di mettere un flag sul campo "Saldo". In questo modo il sistema permetterà di registrare gli anticipi ricevuti e fatturati in precedenza.
La fattura di saldo conterrà tutte le informazioni riguardo ai servizi e merci resi e andrà quindi a bilanciarsi con le fatture di anticipo emesse. Per farlo esiste la pagina "compensazione anticipo" dove andranno selezionate le fatture di anticipo relative.
Fatture di anticipo nel ciclo passivo
I processi sopra descritti riguardano il ciclo attivo (fatture di vendita). Ovviamente il gestionale permette di registrare anche le fatture di anticipo ricevute. Le procedure sono sostanzialmente analoghe anche se dipendono da come sono state registrate dal fornitore.
Scritture contabili per la fattura di anticipo
Il processo relativo alla fattura di anticipo crea una serie di scritture contabili specifiche. Per conoscerle meglio, vi rimandiamo alla sezione apposita che mostra alcuni esempi di registrazioni documenti sotto il profilo contabile. Andate quindi agli esempi sulla fatturazione di anticipi.