Ritenuta d'acconto nel gestionale
La ritenuta di acconto è un anticipo sulle tasse che viene versato da parte del cliente per conto del fornitore. Si tratta di una situazione comune per molti processi di erogazione di servizi e viene gestito in maniera semplice dal gestionale.
Cosa è la ritenuta di acconto
La ritenuta di acconto è un anticipo sulle tasse che il cliente versa al posto del fornitore. In questo caso il cliente ha il ruolo di “sostituto d’imposta”, ovvero si sostituisce al fornitore nel pagamento delle imposto. Trattiene al pagamento una percentuale sul compenso e versa l’importo allo Stato per conto del fornitore. Questa situazione è applicabile solo nel caso in cui il Cliente sia titolare di partita IVA.
Importo della ritenuta di acconto
L'importo della ritenuta di acconto cambia a seconda delle situazioni ed è in generale pari al 20% nel caso di professionisti o persone fisiche residenti in Italia, e del 30% per i non residenti. L'importo viene calcolato sulla base imponibile delle voci soggette a ritenuta d'acconto. In alcuni casi potremmo infatti avere situazioni in cui non tutte le voci della fattura siano soggette a ritenuta.
Quando è dovuta la ritenuta di acconto
La ritenuta d'acconto matura a seguito del pagamento al fornitore e deve essere pagata entro il 16 del mese successivo alla data di pagamento.
La ritenuta di acconto in fattura elettronica
La ritenuta d'acconto è indicata in una specifica sezione della fattura elettronica in formato XML. La corretta registrazione della ritenuta di acconto deve quindi necessariamente tenere conto di questo. Nell'immagine sottostante vediamo i campi del tracciato della fattura elettronica dove viene indicata la ritenuta d'acconto. In questi campi è inserito il tipo di ritenuta, l'importo, l'aliquota e la causale di pagamento.
Gestione della ritenuta di acconto nel gestionale
Vediamo ora come la ritenuta di acconto è gestita nel gestionale. La gestione tiene conto del fatto che la ritenuta di acconto è inserita in fattura elettronica. Laddove infatti da un lato la ritenuta è dovuta a seguito del pagamento, all'agenzia delle entrate le informazioni sulla ritenuta sono trasmesse tramite la fattura elettronica.
Quando va gestita la ritenuta?
E' possibile gestire la ritenuta d'acconto in due situazioni: come Fornitori del servizio (in questo caso sarà il Cliente a pagarla) oppure come Clienti (in questo caso saremo noi a doverla gestire). Ovviamente la situazione più complessa è quella in cui siamo noi il Cliente dovendo gestire i due pagamenti. Vediamo comunque i vari processi.
Anagrafica tipi di ritenuta
Sul gestionale esiste uno specifico catalogo dove è possibile gestire le anagrafiche delle ritenute d'acconto. Sul gestionale sono già inserite una serie di ritenute d'acconto predefinite. Queste ritenute possono anche essere modificate o potete aggiungerne altre. Il catalogo in questione si chiama "Tipi di ritenute" ed è accessibile nel caso abbiate adeguati permessi.
Parametri del tipo di ritenuta
I parametri del tipo di ritenuta (modificabili se serve a livello di documento) tengono conto di quelli contenuti nella fattura elettronica. Come detto sul sistema sono caricati alcuni tipi di ritenuta predefiniti (se non presenti chiedete al vostro consulente). Come vedete nell'immagine sotto potete impostare una serie di informazioni che sono:
- Percentuale della ritenuta
- Il tipo: esistono una serie di tipologie predefinite dall'agenzie delle entrate
- Causale: campo obbligatorio per la fattura elettronica
Potete anche indicare quelle che volete usare nelle fatture di vendita (quindi quando siete il fornitore). Di default infatti le ritenute sono usate solo per la registrazione delle fatture dei fornitori.
Se serve potete anche specificare Conti Co.Ge. specifici per la ritenuta d'acconto. Si tratta di campi opzionali che permettono però di tracciare le singole ritenute di acconto.
La ritenuta d'acconto nel caso di fornitore
Si tratta della situazione più semplice in termine di processi sul gestionale. In questo caso infatti si tratta di indicare correttamente nella fattura di vendita la ritenuta d'acconto di riferimento. Come visto la ritenuta deve avere impostato il flag "Usata per fatture di vendita" nella tipologia di ritenuta che si vuole usare.
Impostare la ritenuta nella fattura di vendita
Nel caso in cui una fattura di vendita sia soggetta a ritenuta d'acconto dovrà essere specificata nel documento. Per farlo quando siete nel documento, potete andare in "Informazioni aggiuntive", impostate il flag "Ritenuta d'acconto" e selezionate la relativa ritenuta. Nell'immagine sotto potete vedere un esempio.
Il gestionale in questo modo calcolerà la percentuale di ritenuta d'acconto e la quota che andrà pagata da parte del Cliente.
La ritenuta nella fattura di vendita stampata
Nella stampa della fattura di vendita, verrà indicata la ritenuta applicata ed il relativo importo netto a pagare da parte del cliente. Nell'immagine sottostante vediamo un esempio.
La ritenuta d'acconto nel caso di cliente
In questo caso non siamo il Fornitore ma il Cliente. Come visto essendo noi il Cliente dovremo corrispondere al fornitore il pagamento di una parte del valore della fattura e trattenere invece la ritenuta che andrà pagata al fisco. Vediamo come gestire questa situazione.
Registrazione della fattura fornitore
Prima d tutto va registrata la fattura del fornitore. Nel caso in cui la fattura sia registrata a partire dal file XML la ritenuta di acconto dovrebbe essere riconosciuta automaticamente. La ritenuta di acconto dovrebbe essere infatti correttamente registrata dal fornitore inserendo i dati nei campi corretti. Purtroppo alcune volte i fornitori potrebbero non correttamente i campi che andranno quindi verificati ed eventualmente integrati.
I campi ritenuta nella fattura del fornitore
Informazioni aggiuntive
Le informazioni relative alla ritenuta d'acconto nella fattura del fornitore si trovano nella sezione informazioni aggiuntive. Qui potrete definire il tipo di ritenuta, l'aliquota ed eventualmente la data di pagamento (vedi sotto).
Elenco servizi
La ritenuta d'acconto si applica unicamente ad articoli classificati come "Servizi". In alcuni casi, nella fattura potrebbero esserci voci di servizi NON SOGGETTI A RITENUTA. Si tratta di situazioni particolari che però possono essere gestite nel gestionale. Per farlo è possibile indicare quali voci dell'elenco dei servizi è soggetto a ritenuta e quali no. Per farlo è sufficiente selezionare o togliere il flag relativo.
Data di pagamento ritenuta
La possibilità di inserire una "Data di pagamento" della ritenuta è la soluzione studiata al fine di permettere di risolvere un problema relativo a quando matura la ritenuta d'acconto. Come visto infatti la ritenuta d'acconto matura al momento in cui viene effettuato il pagamento al fornitore. Tuttavia esiste il problema relativo al fatto che la ritenuta di acconto ed i dati relativi sono inseriti in fattura elettronica.
In generale la data di pagamento è un campo non necessario. Di solito infatti la fattura è emessa con la stessa data del pagamento. Esistono però particolari situazioni che potrebbero richiedere l'inserimento di una data di pagamento che differisce da quella del documento. In particolare essendo il pagamento della ritenuta dovuto entro il 16 del mese successivo al pagamento, le situazioni che richiedono obbligatoriamente l'inserimento della data di pagamento sono:
- Quando il pagamento è avvenuto nel mese precedente alla data del documento
- Quando il pagamento avverrà in un mese successivo a quello della fattura
Mentre nel primo caso la data è certa, nel secondo la data potrebbe ancora non essere definita. Questo potrebbe creare delle problematiche che devono essere gestite con attenzione. Si tratta comunque di situazioni che esulano da questa guida.
Registrazioni collegate alla registrazione della ritenuta
Nel caso in cui la fattura del fornitore abbiamo una ritenuta d'acconto avremo una serie di registrazioni ad esso collegate. In questa sezione le riepiloghiamo laddove per informazioni specifiche aggiuntive consigliamo di sentire un nostro consulente.
Registrazioni contabili
La registrazione contabile riguarderà il conto di debito del fornitore (DARE) e il relativo conto della ritenuta di acconto (AVERE) per un importo pari all'importo della ritenuta di acconto. Sotto vediamo un esempio.
Tesoreria
Un'altra importante registrazione è quella di tesoreria laddove viene annotato che il debito verso il fornitore diminuisce per l'importo della ritenuta. Allo stesso tempo cresce il debito verso l'erario.
Registro ritenute d'acconto
Il gestionale inoltre ha uno specifico registro che tiene conto delle Ritenute d'acconto e dei relativi pagamenti.